Оплата служебных командировок

Нет времени читать статью целиком? Получите бесплатную юридическую консультацию уже через 5 минут

Тел: +7 (800) 000-00-00
Бесплатная горячая линия

Задать вопрос юристу
Прием заявок круглосуточно

Наличие у компании филиалов или поставщиков влияет на необходимость отправлять ответственных лиц на иногородние территории. Документальное оформление таких поездок, напрямую связанных с производством, реализацией, доставкой и другой деятельностью предприятия осуществляется согласно действующему трудовому законодательству. О том, как производится оплата служебных командировок? Когда она осуществляется? Как рассчитать? Рассмотрим эти и другие вопросы более подробно.

Определение служебной командировки

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка в другой населенный пункт является поездкой сотрудника, в которую он направляется по приказу руководства предприятия с целью решения рабочих и организационных вопросов. Командировка оформляется документально на определенный срок.

Если трудовая деятельность сотрудника носит разъездной характер, то поездки в этом случае не будут относиться к командировкам.

Согласно трудовому законодательству, все командировочные расходы возмещаются работнику компанией, которая направляет его в поездку. Регламентирует перечень таких трат статья 168 ТКРФ.

Как документально оформить командировочные?

На каждом предприятии, которое отправляет своих сотрудников в поездки по работе, должно быть создано «Положение о командировках». В этом официальном документе важно указать сумму суточных расходов, срок командировки, документооборот, а также информацию об авансовом расчете.

Согласно действующему трудовому законодательству, служебная командировка и отчет по ней регламентируется изданным руководством приказом, который требует предельного внимания и правильности оформления.

Документальное распоряжение для совершения служебной поездки должно содержать в себе:

1. полные ФИО и должность сотрудника;
2. цель поездки;
3. длительность;
4. место назначения командировки;
5. рабочие вопросы, требующие решения.

Бухгалтерия, в свою очередь, на основании изданного приказа производит расчет командировочных дней и выдает в подотчет суточные, а также по возможности оплачивает заранее предполагаемые траты на транспорт и другие расходы.

В случае если работнику потребуется задержаться в поездке, чтобы решить проблемы компании, то руководством должно быть издано еще одно распоряжение, подтверждающее продление срока командировки.

Документальное оформление командировочных согласно «Положению о командировках» осуществляется одинаково, как во внебюджетных, так и в бюджетных организациях.

Оплата командировочных расходов?

Оплата за проезд к месту решения рабочих вопросов производится на основании документов, то есть после фактического предоставления квитанций, не превышающих стоимость:

1. ЖД билетов в вагоне купейного типа;
2. авиабилетов в салоне эконом-класса;
3. билетов на автобус и другой общественный транспорт.

Поездки на такси при оплате командировочных трат не учитываются.

Расходы за бронирование и размещение в номерах гостиничного типа оплачиваются в соответствии с действующим законодательством. Для расчета командировочных в этом случае работник должен предоставить квитанцию из отеля с содержанием:

1. названия гостиничного комплекса или хостела;
2. информации о бронированном номере и всех оказываемых услуг;
3. цены номера за сутки, количества дней проживания и полной стоимости.

Как оплачиваются суточные расходы в командировке?

Кроме расходов за проживание и билеты, организации по закону обязаны возмещать суточные траты за каждый календарный день командировки, причем независимо от рабочего времени сотрудника. Это значит, что бухгалтерии при расчете суточных потребуется брать во внимание праздничные дни и даже время нахождения сотрудника в пути. Если работник отправляется в командировку в выходные, то это время также необходимо включать в оплату. Но поскольку суточные не облагаются подоходным налогом, то их размер в соответствии со статьей 217 НКРФ не должен превышать:

• 700 рублей, если командировка совершается на территории Российской Федерации;
• 2500 рублей, если поездка по работе осуществляется за рубеж.

Организация вправе начислять согласно своим внутренним документам любую сумму суточных расходов, выплачиваемых сотруднику в командировке. Однако если будет превышен размер, установленный налоговым законодательством, то бухгалтерии потребуется удержать из нее НДФЛ и соответственно перевести взносы в ПФРФ и ФСС.

Как оформляется авансовый отчет?

Оплата командировочных, их отражение в бухгалтерском учете и итоговый отчет с работником осуществляются на основании авансового отчета. Этот документ сотрудник должен предоставить работодателю в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки.

К ведомости необходимо приложить сопроводительную документацию, такую как:

• оригиналы билетов на транспорт;
• счета и квитанции за проживание;
• комиссии и сборы;
• провоз багажа;
• расходы, связанные с обменом валюты;
• госпошлина за оформление документов;
• ксерокопия заграничного паспорта с соответствующими отметками о выезде и въезде в страну;
• путевой лист, в случае совершения поездки на автомобили, а также чеки за покупку бензина.

После проведения проверки отчета бухгалтерией и подписанием всех необходимых бумаг работодателем, перерасход средств перечисляется на счет предприятия, а задолженность соответственно переводится сотруднику.

Как рассчитать командировочные расходы по дням?

Если сотрудник отправляется в служебную командировку, то ему производится оплата среднедневного заработка за каждый рабочий день, проведенный в поездке. Средняя зарплата за период командировки рассчитывается по формуле:

Сз = З/пл рп / Дн расч.п * Дн командир

Где, Сз – среднедневной заработок;
З/пл рп – заработок, начисленный в расчетном периоде;
Дн расч.п – отработанные рабочие дни в расчетном периоде;
Дн командир. – рабочие дни в командировке.

Расчетным периодом считается 1 календарный год, который предшествовал месяцу начала служебной поездки.

Выходные дни и официальные праздники, проведенные сотрудником в командировке, должны быть оплачены, если он в эти дни трудился, находился в пути к месту назначения или возвращался из командировки. Оплата в этом случае осуществляется по двойному тарифу с дальнейшим предоставлением отгула, согласно статье 153 ТКРФ.

Пример расчета оплаты командировки

Руководитель ООО «Стройсервис» отправил сотрудника Новикова П. В. в служебную командировку с 1 по 7 апреля 2018 г., причем 1 апреля являлся днем выезда к месту назначения, а 7 апреля – днем возвращения из поездки. Эти числа пришлись на выходные дни, поскольку в ООО «Стройсервис» организована пятидневная рабочая неделя. На протяжении расчетного периода (с 1 апреля 2017 года по 31 марта 2018) Новиков П. В. находился в очередном оплачиваемом отпуске с 1 по 15 сентября 2017, а также был на больничном с 5 по 9 февраля 2018. Все остальные месяцы сотрудник отработал в полном объеме. Новикову П. В. установлена окладная часть в размере 27 000 руб., премий и других начислений ему не осуществлялось.

Зарплата за неполные рабочие месяцы составила:

За сентябрь 2017 г.: 27 000 руб./21 дн.*10 дн. = 12 857,14 руб.;

За февраль 2018 г.: 27 000 руб./20 дн.*15 дн. = 20 250,00 руб.

Размер всех выплат, необходимых для расчета з/пл за весь расчетный период составил:

27 000 руб. * 10 мес. + 12 857,14 + 20 250,00 = 303 107,14 руб.

Количество полностью отработанных рабочих дней в расчетном периоде составило:

245 – 11 — 5 = 229 дн.

Средняя зарплата за рабочие командировочные дни составила:

303 107,14 руб./229 дн. * 5 дн. = 6 618,06 руб.

Оплата командировочных расходов за выходные дни в двойном размере:

27 000 руб./21 дн. * 2 * 2 дн. = 5 142,86 руб.

Итоговая сумма оплаты за служебную командировку составила:

6 618,06 руб. + 5 142,86 руб. = 11 760,92 руб.

С итоговой суммы выплат за командировку в обязательном порядке бухгалтерией удерживается НДФЛ, а также все страховые взносы точно так же, как и с зарплаты.

Как оплачиваются служебные командировки у военнослужащих?

Военнослужащим, отправляемым военной частью в служебную поездку, осуществляются выплаты за командировочные траты, в соответствии с Постановлением Правительства №467.

Важно! Военным, которые имеют возможность и условия каждый командировочный день возвращаться по месту постоянного проживания или службы, в случае если исполнение задач не требует постоянного пребывания в пункте назначения, о чем указано в соответствующем распоряжении, суточные расходы не возмещаются. Это также касается тех, кто вернулся из поездки в день отъезда.

Во всех остальных случаях суточные военнослужащим оплачиваются за счет средств федерального бюджета в размере 300 рублей ежедневно в момент нахождения в командировке. Помимо этих трат к командировочным расходам добавляются оплачиваемые траты за проживание и проезд.

Согласно постановлению №467, к транспортно расходной части к месту назначения командировки и обратно, относятся:

• взносы на приобретение страховки пассажиров при проезде на общественном транспорте;
• покупка проездных документов;
• траты за пользование постельным бельем в поездах дальнего следования.

Днем отъезда в командировку военнослужащего считается дата отправления транспорта, выбранного для передвижения в пункт назначения, а днем возвращения – дата прибытия на основное место службы.

При отправлении транспорта до 0:00 часов включительно датой отъезда считаются текущие, а после 0:00 часов – следующие сутки.

К командировочным расходам по найму жилья относится плата за проживание в гостинице или жилом помещении, предоставляемом услуги отеля. Оплата по ним производится на основании фактически предоставленных отчетных документов.

Если в момент нахождения в командировке военнослужащий берет больничный лист, то это время в поездку не включается. Однако ему полностью возмещается оплата за проживание и суточные расходы до тех пор, пока он не сможет вернуться к выполнению, возложенной на него служебной задачи.

Таким образом, приказ на отправление в служебную командировку сотрудников, независимо от того является ли организация бюджетной или нет, является важным документом, необходимым для финансовых расчетов. Отсутствие такого распоряжения приведет к отсутствию денежных средств для оплаты командировочных расходов. Отправление в служебную поездку без соответствующего приказа будет считаться неправомерным со стороны работодателя, а, следовательно, все траты на нее автоматически станут необоснованными. Издание распоряжения позволит организации не только правильно оформить документы на командировку, но и отрегулировать расходы, связанные с ней.

Не нашли ответа на свой вопрос? Для того чтобы узнать, как решить именно Вашу проблему получите бесплатную юридическую консультацию в течение 5 минут.

Тел: +7 (800) 000-00-00
Бесплатная горячая линия

Задать вопрос юристу
Прием заявок круглосуточно