Порядок ведения кассовых операций

В России предусмотрен единый порядок ведения кассовых операций. Он не зависит от правового статуса хозяйствующего субъекта. Если фирма осуществляет операции с наличными деньгами, ей необходимо придерживаться общих норм. Основные правила изменились в 2014 году, и с тех пор действуют без существенных корректировок.

Кто устанавливает правила

Все моменты, связанные с правилами ведения кассовых операций, определяет Центробанк РФ. Они обязательны к исполнению для всех структур вне зависимости от выбранной системы налогообложения.
Юрлица и ИП при ведении кассовых расчетов должны ориентироваться на следующие нормативы:

  • Указание ЦБ РФ № 3210-У (от 11.03.2014).
  • Указание ЦБ РФ № 3073-У (от 07.10.2013).

При несоблюдении правил к нарушителям могут применить меры административного наказания согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

  • Должностные лица и ИП будут оштрафованы на сумму от 4 до 5 тыс. руб.
  • Если нарушитель – юрлицо, штраф составит от 40 до 50 тыс. руб.

Согласно нормативам ИП или руководство фирмы самостоятельно определяет лишь сроки проверки наличных средств в кассе, а также способы их сохранности при перевозке и внутри помещения, где выполняются кассовые операции.

Возможные лимиты кассы

Предприятие самостоятельно устанавливает возможный кассовый лимит. Кассовый лимит – это денежная сумма, которую по завершению рабочего дня можно оставить в фирме. Устанавливается он внутренним распорядительным документом за подписью руководства предприятия. Например, Приказом директора.

Все средства сверх лимита полагается сдавать в банк. Если юрлицо принадлежит к субъектам малого бизнеса, определять лимит в кассе для него не обязательно. Также как и для ИП. Но возможно.
Если у предприятия имеются обособленные подразделения, в них тоже положено устанавливать кассовый лимит. В таком случае при определении лимита головной структуры учитываются лимиты отдельных подразделений.

Денежные средства сверх установленной суммы позволяется оставлять на предприятии в день выдачи заработной платы, если работники получают ее наличностью. А также по праздникам и в выходные дни, если предприятие работает и осуществляет кассовые операции.

Правила оформления

Все кассовые операции обязательно должны быть документально оформлены. Ведет их сотрудник, принятый на должность кассира или отдельный работник, назначенный руководителем предприятия для осуществления обязанностей. Но это может быть только сотрудник, принятый в штат по трудовому договору

Все кассиры должны быть знакомы со своими должностными обязанностями и правилами оформления кассовых операций. Ознакомление осуществляют под роспись.

Если кассиров на предприятии более одного, предусматривается должность старшего кассира.

Когда денежные средства в кассу поступают, сотрудник оформляет приходно-кассовый ордер. Порядок приема следующий:

  1. Кассир проверяет подписи на ордере.
  2. Производится перерасчет денег и сверка с суммой, обозначенной на ордере.
  3. Сверяются все документы, перечисленные в ордере.

При принятии денежных средств кассир должен пересчитать все купюры и монеты. За его действиями в это время может наблюдать лицо, которое деньги для внесения в кассу передает.
Если на предприятии для ведения кассовых операций используют ККТ, ордер заполняют по завершению его работы на основании кассовой ленты.

Когда деньги изымают, составляют расходный кассовый ордер. Право не оформлять ордера имеет только ряд ИП, которые занимаются учетом доходов и расходов (физических показателей).

Порядок действий при выдаче денежных средств из кассы:

  1. Кассир сверяет подписи на расходном ордере.
  2. Сличаются обозначения денежной суммы цифрами и прописью.

Перед тем как выдать денежные средства, кассиру следует проверить паспорт получателя и сличить с записью в расходном ордере. Деньги можно передавать только лицам, которые в него вписаны. Перед выдачей еще раз пересчитываются все купюры и монеты таим образом, чтобы получатель мог проследить за процессом. В конце кассир ставит свою подпись на ордере.
Правом подписывать кассовые документы могут обладать:

  1. Кассир и главный кассир.
  2. Бухгалтер и главный бухгалтер.
  3. Руководитель предприятия.

Если документы оформляет кассир, ему выдают штамп, где указан правовой статус фирмы, ее полное наименование, ИНН. И имеется слово «получено».

Ордера фирма обязана хранить пять лет. Способы хранения определяются руководством фирмы.

Если денежные средства необходимо направить в обособленное подразделение, тоже оформляется расходный ордер. Но сам порядок проведения процедуры устанавливает руководство фирмы.

Как следует оформить выдачу наличных средств в качестве зарплаты

Если заработную плату выдают на предприятии наличными, выдача осуществляется по двум платежным ведомостям:

  1. Форма № Т-49.
  2. Форма № Т-53.

Обе они установлены постановлениями Госкомстата.
При выдаче зарплаты обязательно составляется расходный ордер. Формируют его в после окончательной выдачи и фиксируют в документе общую фактически выданную сумму. В зарплатном ордере не указывают имена получателей и реквизиты удостоверений личности.

В зарплатной ведомости проставляется дата фактической выдачи денег сотрудникам и весь зарплатный период, начиная с даты получения денежных средств в банке. Период этот не может превышать срок в пять дней.

Зарплата сотрудникам выдается только под роспись в платежной ведомости. Бывают ситуации, когда кто-то из сотрудников отсутствует и зарплату получить не может. В таком случае кассир напротив фамилии получателя в ведомости делает отметку о депонировании и проставляет штамп.

По итогу выдачи кассир обязан пересчитать все депонированные средства, выданные деньги и сверить с суммой, полученной на зарплату в банке. Затем он расписывается в платежной ведомости, которую вместе с депонированными деньгами передает главбуху. Если главный бухгалтер на предприятии отсутствует, деньги и документы передаются руководителю фирмы.

Если денежные средства нужно выдать одному сотруднику единоразовой выплатой, бухгалтер может не формировать отдельную платежную ведомость. Процедуру разрешается осуществить только с использованием расходного ордера.

Как оформить выдачу средств подотчетному лицу

Если денежные средства необходимо выдать подотчетному лицу, это делают на основании его письменного заявления с составлением расходного ордера.

Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы, который работает по трудовому договору (возможно по гражданско-правовому договору). Заявление на выдачу денежных средств после одобрения должен завизировать руководитель фирмы. Пишется оно от руки или при помощи печатающего средства.

В заявлении должна содержаться следующая информация:

  • ФИО и должность адресата.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Просьба предоставить денежные средства с указанием цели их расходования. Сумму нужно написать цифрами и прописью.
  • Срок, на который денежные средства выдаются.
  • Дата подачи.
  • Дата подписания заявления руководителем фирмы.
  • Подпись подотчетного лица.
  • Подпись директора.

Выдавать денежные средства подотчетному лицу без заявления запрещено. Кроме случаев когда их переводят безналом. Выдача наличности без заявления подотчетного лица при обнаружении проверкой повлечет наложение административного наказания по ст. 15.1 КоАП РФ.

Если денежные средства берет директор в качестве подотчетного лица, он пишет не заявление, а распоряжение. При составлении расходного ордера в нем нужно указывать реквизиты заявления или распоряжения.

На нашем сайте можно ознакомиться с образцом заявления под отчет и скачать его при необходимости.

Если подотчетное лицо еще не вернуло взятые ранее суммы, это не может являться препятствием для выдачи ему новых денежных средств.

Как оформляют выдачу денег по доверенности

Касса с деньгами

Если сотрудник фирмы лично не может получить денежные средства, он может для этого направить доверенное лицо. В таком случае требуется оформление нотариальной доверенности.

До выдачи денежных средств кассиру необходимо:

  • Удостовериться, что ФИО доверителя соответствует данным получателя.
  • Сверить данные доверенного лица с данными его гражданского паспорта, который предъявляют вместе с доверенностью.

В платежной ведомости напротив графы с указанием данных
получателя нужно внести информацию о том, что деньги выдаются по доверенности. Саму доверенность следует приложить к расходному ордеру. Если он не оформляется, то к платежной ведомости.

Если доверенность выдают на получение нескольких денежных выплат у разных лиц, с нее снимают копии, которые должны визироваться согласно внутренним нормативам (как правило, на копии проставляют штамп организации и на нем ставит подпись руководитель). В таком случае к расходному ордеру прилагают копию доверенности.

Если по одной доверенности надо получить несколько выплат, но у одного лица, копии тоже необходимо сделать. В таком случае при первой выплате кассир забирает оригинал доверенности и хранит вместе с отчетными документами. Далее при каждой выплате новому расходному ордеру прилагают копию доверенности. И так до того момента, пока все отведенные денежные средства не будут предоставлены. Оригинал нужно приложить к расходному ордеру при последней выплате.

Как оформлять передачу денежных средств между кассирами

Если у фирмы имеется несколько касс, все факты передачи денежных средств между ними в течение рабочего дня следует оформлять документально. Просто кассиры между собой передачей денег заниматься не могут. Средства направлют старшему кассиру, который их распределяет.

Все операции по передаче средств старшим кассиром фиксируют в книге учета по форме № КО-5 согласно Постановлению Госкомстата № 88 (от 18.08.1998).

Ведение кассовой книги

Все организации и ИП, осуществляющие кассовые операции, обязаны вести кассовую книгу. Исключение делается для предпринимателей, которые ведут учет доходов и расходов.
В кассовой книге фиксируют все операции, связанные с поступлением и выдачей наличных средств из кассы. Заполнением книги занимается кассир.

При поступлении денежных средств записи вносят на основании приходного ордера. При выдаче денег – на основании расходного ордера.

На конец рабочего дня кассир обязан:

  • Пересчитать все наличные средства в кассе.
  • Сверить получившуюся сумму с данными, обозначенными в кассовых документах.
  • Средства в кассе сверить с остатком денег с прошлого дня, который зафиксирован в кассовой книге.
  • Поставить подпись в книге по итогу дня.

Еще одну сверку проводит главбух или директор фирмы. Он же обязательно ставит свою подпись в кассовой книге. Это же ответственное лицо контролирует правильность заполнения документа кассиром.

Если у фирмы имеются обособленные подразделения, которые производят расчет наличными средствами, они тоже должны вести кассовую книгу. Периодически копии листов из нее направляются в головной офис. Периодичность определяет руководство главной структуры.

Правила оформления кассовых документов

Фирма, ведущая кассовые документы может оформлять их на выбор следующими способами:

  1. Составить в электронном виде.
  2. Сформировать на бумажном носителе.

Если кассовые документы составляются на бумаге, в них разрешается при необходимости исправления. Уполномоченное лицо в таком случае рядом с исправленной информацией должно поставить свою подпись с расшифровкой и дату внесения исправлений.
Если документы хранятся в электронном виде, они не должны находиться в открытом доступе. Для этого специалистам потребуется разработать несколько степеней защиты. Такие документы удостоверяются только квалифицированной ЭЦП, поэтому всем ответственным лицам потребуется получить электронную подпись. При электронной форме ведения документации, вносить в нее правки запрещено.

Задайте ваш вопрос онлайн!!
Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут
Пример вопроса:

По наследству от бабушки досталась квартира в центре Нижнего Новгорода. По состоянию здоровья не могу приехать и вступить в права. Можете ли вы помочь вступить в наследство без моего присутствия?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.